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Terminos y Condiciones Sigma Móvil

Definición: Mensajería a Correo Electrónico “E-Mail Marketing”: Consiste en el envío masivo de correo electrónico en las actividades de comunicación empresarial, mercadeo, promoción y publicidad de los eventos o proyectos específicos definidos, en forma eficiente, independiente y de manera continuada, suministrando los recursos humanos y técnicos necesarios para la adecuada ejecución del servicio. SIGMAMOVIL prestará el servicio de transmisión de correos electrónicos a direcciones electrónicas de los usuarios que se encuentren dentro de las bases de datos suministradas por EL CLIENTE, bajo las siguientes condiciones:

EL CLIENTE debe tener su propio servicio de acceso a Internet;

  • SIGMAMOVIL proporcionará las condiciones técnicas que permitan a EL CLIENTE el acceso a la aplicación con todas las características especificadas en la propuesta comercial que le brindarán una mayor facilidad para los envíos, asignándole una cuenta única, con nombre de usuario y clave de acceso. Cuando la clave secreta es empleada, EL CLIENTE asumirá todos los riesgos, costos y pérdidas incurridas o que tengan origen o que estén relacionadas con el uso de los servicios; en consecuencia, cualquier operación realizada por EL CLIENTE con la utilización de la mencionada clave, se dará por entendido que ha sido emanada de forma válida y legítima. Dicha clave le permite acceder a la aplicación donde embebe el mensaje o la plantilla a los usuarios, de una lista previamente elaborada por EL CLIENTE y contado con la autorización previa para enviar los mensajes a las direcciones electrónicas, las cuales pueden ser importadas de los archivos de EL CLIENTE a la aplicación suministrada por SIGMAMOVIL.
  • Una vez enviado el mensaje por parte de EL CLIENTE, pasa a través de la red Internet, se envía automáticamente al usuario quien podrá acceder al mensaje, siempre y cuando el usuario cumpla con las condiciones técnicas requeridas para su recepción.
  • Dentro de la aplicación, SIGMAMOVIL entregará a EL CLIENTE las características necesarias con el ánimo de administrar y visualizar la recepción de estos mensajes en línea y que le sirvan a EL CLIENTE como herramienta para controlar las campañas.
  • El campo mínimo obligatorio es el correo electrónico. SIGMAMOVIL informará a EL CLIENTE con una antelación de cuarenta y ocho (48) horas, las suspensiones del servicio por actividades de optimización en la red de SIGMAMOVIL, tales como modificaciones de equipamiento, trabajos de ingeniería o cualquier trabajo de reparación o actividades similares y que afecten el servicio ofrecido. Dichas suspensiones no serán superiores a los dos (2) días calendario, permitiendo así a EL CLIENTE la continuidad en el servicio.

OBLIGACIONES DEL CLIENTE:
Además de lo previsto en otras disposiciones, EL CLIENTE se compromete a:

  • Contar con una conexión a Internet que le permita acceder a la plataforma de E-Mail Marketing de SIGMAMOVIL.
  • Elaborar la base de datos de direcciones electrónicas.
  • En cumplimiento del Art. 9 de la Ley 1581 de 2012, con anterioridad a la prestación del servicio, EL CLIENTE debe contar con la autorización previa, expresa e informada de los usuarios de sus mensajes de correo electrónico, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • EL CLIENTE solo tendrá acceso a la aplicación mediante un usuario y clave asignada y administrada por SIGMAMOVIL para enviar correos electrónicos a los usuarios o grupo determinado de usuarios. En caso de presentarse otro uso, se considerará indebido y dará lugar a la inmediata terminación del acuerdo comercial, y al ejercicio de las acciones legales a que haya lugar por parte de SIGMAMOVIL.
  • Responder por el contenido de cualquier correo electrónico transmitido por EL CLIENTE o persona natural o jurídica a quien éste autorice o permita el acceso a los servicios; por consiguiente SIGMAMOVIL no se hará responsable de los perjuicios causados al usuario, o a los usuarios o a terceros, originados en los errores cometidos en dicha base de datos, o en el envío de los mensajes.
  • No prestar servicios de la misma naturaleza.
  • Desarrollar las iniciativas de presentación, mercadeo y logística necesarias para la correcta ejecución del objeto de éste Acuerdo.
  • Gestionar la consecución y entrega de premios, servicios y contenido a los participantes en caso de promocionar rifas, premios y similares, de cada uno de los eventos, concursos o promociones en donde sea utilizada la plataforma de SIGMAMOVIL, garantizando la transparencia en la información suministrada a los usuarios finales en relación con el costo de participación y los beneficios que éstos obtienen por participar.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
SIGMAMOVIL, como propietaria de las plataformas ofrecidas y como ENCARGADO DEL ALMACENAMIENTO DE DATOS dará acceso a El CLIENTE quien es el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS, para utilizar los servicios de E-mail Marketing. El CLIENTE acepta expresamente las Políticas de Uso, las Políticas de tratamiento de la Información y Derechos de autor conforme lo exprese la ley Colombiana y las leyes sobre la materia. El CLIENTE ingresa a la plataforma de servicio contratada con SIGMAMOVIL y se registra a través de un usuario y una clave de acceso. Es responsabilidad de El CLIENTE el contenido de los mensajes enviados a través de nuestras plataformas así como la información creada y almacenada de sus USUARIOS en los campos variables. De acuerdo con la legislación vigente en materia de protección de datos, EL CLIENTE acepta que los datos personales aportados de sus USUARIOS en el momento de su registro sean alojados en el repositorio general que tiene SIGMAMOVIL para EL CLIENTE, con el fin de que éste los pueda usar desde su cuenta creada.

Para los envíos de comunicaciones por parte de EL CLIENTE a la base de datos de sus usuario a través de correo electrónico, EL CLIENTE debe contar con la autorización previa de sus USUARIOS, con el consentimiento expreso e informado sobre el tipo de comunicación que va a recibir a través de dicho medio. No es responsabilidad de SIGMAMOVIL la obtención de dicha autorización de los usuarios de EL CLIENTE, pues no es el objetivo de la plataforma.

EL CLIENTE es responsable de no incluir DATOS SENSIBLES (definidos en el Artículo 5 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012) en las base de datos que SIGMAMOVIL procesará. En el evento en que el CLIENTE quiera gestionar información que contiene DATOS SENSIBLES, debe informar a SIGMAMOVIL y enviar las autorizaciones de los USUARIOS antes de cargar la información a las plataformas de SIGMAMOVIL. En cualquier momento los USUARIOS de EL CLIENTE pueden cancelar dicha autorización de envío de comunicaciones a través de los mecanismos establecidos por EL CLIENTE el cual deberá
proceder conforme a la Ley 1581 de 2012.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, SIGMAMOVIL, como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, tramitará las consultas y los reclamos formulados por los USUARIOS de EL CLIENTE en los términos señalados en el TITULO V – PROCEDIMIENTOS, Artículo 14: Consultas y Art. 15: Reclamos. Para ello dispone de una cuenta de correo electrónico protecciondedatos@sigmamovil.com. A través de ella, los USUARIOS de EL CLIENTE pueden ejercer el derecho a conocer, actualizar, rectificar los datos aportados por EL CLIENTE o solicitar la cancelación del envío de comunicaciones vía correo electrónico por parte de EL CLIENTE. En tal caso, SIGMAMOVIL realizará oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2013.

SIGMAMOVIL conservará y manejará la información almacenada en las bases de datos con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar condiciones óptimas de seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La información almacenada en las bases de datos de SIGMAMOVIL podrá ser utilizada como insumo para realizar análisis estadístico o reportes de consumos solicitadas por EL CLIENTE.

SIGMAMOVIL garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación comercial con EL CLIENTE, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. Esta política de tratamiento de la información se podrá actualizar o modificar en el momento que la norma lo exija; las versiones que se cambien serán conservadas en nuestro archivo para eventuales consultas de los USUARIOS. Los cambios que impliquen disminución o limitación de las facultades aquí previstas serán informados previamente al usuario y requerirán de su autorización para poder ser implementadas. En toda situación en la cual se gestione cambios en la base de datos o en virtud de la ley surjan quejas, reclamos, sugerencias u otras similares, SIGMAMÓVIL deberá informar al CLIENTE inmediatamente de dicha actuación para que, en conjunto con el encargado del tratamiento revisen la queja, reclamo o sugerencia y le den el trámite respectivo ante las autoridades de control, y en el caso de cualquier modificación, incluida la supresión, conozca este hecho y pueda actualizar su base de datos  de manera adecuada y oportuna.
POLÍTICA DE USO DE SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO – EMAIL MARKETING:

SIGMAMOVIL no proveerá, con consentimiento, servicios de envío masivo de correo electrónico no solicitado; ni tampoco prestará estos servicios como apoyo a actividades o productos ilegales, o para el envío de contenido sexualmente explícito.
Política de Uso: EL CLIENTE que haga uso de la plataforma de EMAIL MARKETING de SIGMAMOVIL debe ceñirse a las siguientes reglas. Si SIGMAMOVIL determina y queda demostrado que EL CLIENTE violó alguna de ellas, SIGMAMOVIL está en total libertad de dar por terminado el Acuerdo de prestación de servicios con EL CLIENTE, de cancelar o evitar el acceso a las cuentas del usuario, de remover la información completamente de su sistema, o de tomar cualquier acción que estime apropiada para controlar la situación, sin derecho a que EL CLIENTE pueda reclamar descuentos o devolución de dinero.

  • El CLIENTE no puede enviar correos electrónicos masivos no solicitados por los USUARIOS (TITULAR – Persona natural cuyos datos personales sean objeto de TRATAMIENTO) como lo establece la Ley Estatutaria 1581 o leyes sobre Habeas Data o permitir que se envíen a través de su cuenta de Email Marketing.
  • El CLIENTE no podrá enviar a listas de correos electrónicos que han sido adquiridas de un tercero, a menos que cada una de las personas en la lista hayan dado su permiso EXPLÍCITO para recibir sus comunicaciones y no de la persona de quien recibió la lista. Esto incluye, pero no se limita a, listas que han sido adquiridas, alquiladas, intercambiadas, o que no conozcan su origen.
  • El CLIENTE no tiene permiso para enviar correos electrónicos a contactos que han revocado el permiso, lo que incluye (pero no se limita a): Des-suscripción, Reportar un email como SPAM, Cualquier rebote que indique claramente que la dirección de correo electrónico no existe.
  • Todos los correos electrónicos deben seguir los lineamientos de la ley CAN-SPAM de Estados Unidos, y aquellas que se apliquen localmente y deben seguir los términos y condiciones de la CRC a través de la Resolución 3066 de 2011 por la cual se establece el Régimen Integral de Protección de los Derechos de los USUARIOS de los Servicios de Comunicaciones.
  • El CLIENTE no podrá incluir contenidos que estén en violación de derechos de autor de terceros, o que representen violaciones a derechos de terceros.
  • En el caso de correos electrónicos, cada mensaje debe identificar de manera clara e inequívoca al originario, de tal manera que el receptor pueda identificar fácilmente quien envía el correo electrónico y lo pueda asociar con el permiso de envío. No es permitido tomar la identidad de un tercero para enviar correos electrónicos.
  1. Si alguna de las direcciones IP asignadas para envíos de correos electrónicos es incluida en listas negras o es bloqueada, se harán esfuerzos por desbloquearla y retirarlas de listas en el menor tiempo posible. Esto, en algunos casos, requerirá cambios y restricciones a los hábitos de correo electrónico de EL CLIENTE (como frecuencia y contenidos), ejecución de limpieza de listas, y cualquier otra acción que pueda ser solicitada para cumplir con el objetivo. Durante estas situaciones se requerirá de la cooperación de EL CLIENTE para eliminar el problema. La no aceptación de este proceso por parte de EL CLIENTE, dará la posibilidad a SIGMAMOVIL de suspender el servicio o dar por terminado el contrato de prestación de servicio, sin perjuicio de los valores cancelados hasta el momento, o los cobros por tráfico ya cursado.
  2. El CLIENTE, como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, según definición del literal e) del Artículo 3º de la Ley 1581 de

2012, es quien decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento  de los datos; en consecuencia,  es de su completa responsabilidad contar con las autorizaciones de los USUARIOS para el uso de sus datos, y el mantenerlos informados sobre el uso que se le da a estos datos. Dichas autorizaciones podrán ser requeridas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Contenido no Aceptable: EL CLIENTE no podrá enviar correos electrónicos a través de las plataformas de SIGMAMOVIL que puedan promover, promocionar, ofrecer o que incluyan enlaces hacia alguno tipo de producto, contenido o servicio tales como:

  • Servicios o productos ilegales
  • Contenido sexualmente explícito
  • Materiales que violen derechos de terceros, incluyendo marcas registradas y derechos de autor
  • Venta o transferencia de listas de correos
  • Programas maliciosos de cualquier tipo (virus, troyanos, bots, gusanos, etc)
  • Mercadeo multi-nivel

Definiciones: Clarificamos algunos términos utilizados en la Política de Uso de la Información:

  1. No solicitado: Un correo electrónico es “no solicitado” cuando el receptor no ha dado autorización explícita previa para recibir dicho mensaje.
  2. Masivo: Un email es masivo cuando es enviado como parte de un conjunto grande de mensajes, todos con contenido sustancialmente similar. 3. “Datos Sensibles”: se define en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 Artículo 5°: “Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del USUARIO o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.” 4.CAN-SPAM ACT del 2.003: Se aplica a correos electrónicos “comerciales” que se refiere a todos los mensajes de correo electrónico cuyo propósito final es la promoción o mercadeo de un producto o servicio comercial (incluyendo el contenido en un sitio web de Internet operado con un propósito comercial).Permite a las empresas enviar correos NO SOLICITADOS siempre y cuando cumplan con 3 tipos de restricciones:
  1. Cumplimiento de des-suscripción: Todos los mensajes de email deben tener un mecanismo de des-suscripción visible y funcional. Todas las solicitudes de des-suscripción son efectivas en máximo 10 días. Se utilizan listas de des-suscripción o listas de supresión solo para efectos de des-suscripción
  2. Cumplimiento de contenido: La dirección “DE” (From) debe ser correcta, es decir, debe pertenecer a un correo válido de quien envía los correos, y el nombre debe corresponder. Líneas de Asunto relevante Deben estar relacionadas con la oferta del cuerpo del mensaje, y no deben ser engañosas. Se debe incluir una línea de dirección física de la empresa que ofrece los productos o servicios promocionados en el correo. Debe incluirse un rótulo cuando el contenido es para adultos
  3. Cumplimiento de  comportamiento   de  envío:  No  se  debe  enviar  correos   a  través  de  OPEN  RELAYS  (ver: http://en.wikipedia.org/wiki/Open_mail_relay).  Un mensaje no debe ser enviado sin la opción de des-suscribir. No se deben enviar mensajes a direcciones de correo “cosechadas” (listas compradas, encontradas a través de programas especiales que las descargan de Internet, etc.).
  4. Los mensajes no deben tener encabezados falsos. Los mensajes deben tener al menos una frase (en texto, no imagen)
  5. Listas Negras: Son bases de datos mantenidas por terceros, que son utilizadas por diversos sistemas de correo electrónico. Estas bases de datos contienen direcciones IP y/o dominios que envían correos electrónicos, y que por alguna razón han sido reportados como problemáticos o SPAM por quienes reciben los correos, o que estos mismos han detectado a través de sus sistemas de monitoreo que están generando SPAM. Cuando una dirección IP o un domino se incluye en una lista negra, esto genera bloqueos con algunos servidores de correo, lo que imposibilita o disminuye la capacidad de entrega de correos hacia dichos servidores. Algunas listas negras son administradas por empresas privadas que prestan servicios de seguridad digital (por ejemplo SYMANTEC), otras son prestadas por empresas privadas que cobran a quienes la utilizan por validar los mensajes recibidos, y otras entidades ofrecen listas negras de forma gratuita en Internet y se soportan con donaciones.

En resumen, lista negra es un término genérico de servicios que prestan terceros y no una clasificación.

DISPOSICIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS USUARIOS:

El TRATAMIENTO de datos personales, debe ceñirse a las definiciones y principios establecidos en los Art. 3º y 4º de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Deberes de EL CLIENTE como Responsable del Tratamiento: (Art. 17 Ley 1581 de 2012)

  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el USUARIO.
  • Informar al USUARIO sobre la finalidad de la recolección.
  • Conservar la información bajo condiciones de seguridad
  • Garantizar que la información que se suministre al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO sea veraz, completa, exacta,

actualizada, comprobable y comprensible.

  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, todas las novedades que sean del caso.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta.
  • Suministrar al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, según el caso, únicamente datos cuyo TRATAMIENTO esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. (Literal h)
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley. (Art. 14 y 15)
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012

y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.

  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los USUARIOS.

Deberes de SIGMA MOVIL como Encargado del Tratamiento: (Art. 18 Ley 1581 de 2012)

  • Conservar y manejar la información con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar condiciones óptimas de seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012.
  • Actualizar la información reportada por el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los USUARIOS en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012. (Artículos 14 y 15)
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los USUARIOS.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el USUARIO y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los USUARIOS.
  • Garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación comercial con EL CLIENTE, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda  al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Tratamiento de Datos Sensibles:

Con excepción de los casos aludidos en el Art. 6 de la Ley 1581 de 2012, está prohibido el tratamiento de datos sensibles. EL

CLIENTE es responsable de no incluir DATOS SENSIBLES en las base de datos que SIGMAMOVIL procesará. En el evento en que el CLIENTE quiera gestionar información que contiene DATOS SENSIBLES, debe informar a SIGMAMOVIL y debe enviar las autorizaciones de los USUARIOS antes de cargar la información a las plataformas de SIGMAMOVIL.

Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes: En el TRATAMIENTO se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda prohibido el TRATAMIENTO de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, como se señala en el Art. 7º de la Ley 1581 de 2012.

Reclamos: La plataforma de email marketing de SIGMAMOVIL realiza funciones de gestión de rebotes, des-suscripción y reportes de SPAM, que actualizan de forma automática las listas de contactos de la plataforma. Ya que estas funciones sirven como medios de reclamo directo por parte de los USUARIOS, EL CLIENTE debe actualizar sus bases de datos con la información que presenta la plataforma para así cumplir con los deberes del artículo 17 de ley 1581 de 2012. Adicionalmente SIGMAMOVIL ha puesto a disposición de los USUARIOS para registro de quejas, reclamos y consultas, un formulario en la página web, y una dirección de correo electrónico exclusiva (protecciondedatos@SIGMAMOVIL.com). Los enlaces a estos mecanismos se encuentran en los pies de los correos electrónicos que envían nuestros CLIENTES a través de la plataforma de E-Mail Marketing.

Políticas de Uso y Procedimientos: Además de las políticas contenidas en las Cláusulas Décima Tercera y Décima Cuarta del presente Acuerdo, SIGMAMOVIL ha diseñado políticas y procedimientos para asegurar cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, dentro de los que están incluidos los procesos de atención a solicitudes de los USUARIOS y su envió hacia el RESPONSABLE del TRATAMIENTO. Al interior de SIGMAMOVIL se han definido, documentado y publicado las políticas para el correcto TRATAMIENTO de la información de EL CLIENTE.

Prohibición: Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, con las excepciones señaladas en el Art. 26 de la Ley 1581 de 2012. Se entiende que un país ofrece

un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y

Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus usuarios.

Incumplimiento  a las  Políticas  de  Uso:  Los  CLIENTES  que  hagan  uso de  la  plataforma  de EMAIL  MARKETING  de SIGMAMOVIL deben regirse a las reglas de uso de nuestras plataformas estipuladas en el presente Acuerdo y publicadas en la página web de SIGMAMOVIL. Si SIGMAMOVIL comprueba que un CLIENTE no cumple con alguna de ellas, podrá dar por terminado el presente Acuerdo de prestación de servicio con EL CLIENTE, de cancelar o evitar el acceso a las cuentas de EL CLIENTE, de remover la información completamente de las plataformas de SIGMAMOVIL o de tomar cualquier acción legal que estime apropiada, sin que EL CLIENTE tenga derecho a descuentos o devolución de dinero

Soporte técnico: El Proveedor del Servicio dispone de un equipo de personas que apoyarán al cliente en la resolución de inquietudes de tipo técnico o comercial.

Clasificación de Casos

Los problemas/solicitudes se clasificarán así:

Problema Crítico: Aquellos que afectan el servicio de tal manera que el Cliente no puede utilizar el servicio hasta que se resuelva el problema, y que requiere intervención inmediata. Ejemplo: El usuario está bloqueado.

Problema Mayor: Problemas que afectan la estabilidad o confiabilidad del servicio, haciendo que este no pueda ser utilizado completamente  por  el  cliente.  Ejemplo:  Los mensajes  hacia  un  operador  están  siendo  encolados  por  problemas  de comunicación.

Problema Menor: Un problema que no afecta la operación del servicio, es decir, que puede seguir siendo utilizado, pero que genera molestias menores al cliente. Por lo general se trata de posibles mejoras a la funcionalidad existente. Ejemplo: La importación de contactos no incluye el campo de fecha de nacimiento.

Tiempos de Respuesta y Resolución de Casos

Cada caso será estudiado y clasificado. La respuesta a la solicitud de soporte se dará en un plazo no superior a dos (2) horas.

El tiempo para la resolución total del problema dependerá de la clasificación de este y de la complejidad de su resolución.

Para los problemas críticos y los problemas mayores, se buscará una solución que permita continuar con la operación parcial o total del servicio en un tiempo no superior a dos (2) horas, y la resolución definitiva en tres (3) días hábiles.

Los problemas menores se revisarán y se definirá el tiempo de resolución conveniente con la información del problema.

Contactos de Soporte

Nivel 1Nivel 2
Nombre
John CubillosPablo Arboleda
Emailjohn.cubillos@sigmamovil.compablo.arboleda@sigmamovil.com
Teléfono(2) 4836921 Ext. 101(2) 4836921 ext 101
Móvil(300) 685 5555(318) 8372817

Las partes se comprometen a respetarse mutuamente sus responsabilidades, evitando cualquier acto que pueda interpretarse como desleal.

SMS Masivo: SIGMAMOVIL prestará el servicio de transmisión de mensajes de texto en pantalla a los usuarios de telefonía móvil celular, en aquellos equipos terminales de los usuarios que se encuentren dentro de las áreas de cubrimiento de la red de telefonía móvil de Colombia y en las bases de datos suministradas por EL CLIENTE, bajo las siguientes condiciones: a) EL CLIENTE debe tener su propio servicio de acceso a Internet; b) SIGMAMOVIL proporcionará las condiciones técnicas que permitan a EL CLIENTE el acceso a la aplicación con todas las características especificadas que le brindarán una mayor facilidad para el monitoreo de las campañas en tiempo real, asignándole un nombre de usuario y clave de acceso. Cuando la clave secreta es empleada, EL CLIENTE asumirá todos los riesgos, costos y pérdidas incurridas o que tengan origen o que estén relacionadas con el uso de los servicios; en consecuencia, cualquier operación realizada por EL CLIENTE con la utilización de la mencionada clave se dará por entendido que ha sido emanada en forma valida y legitima. Dicha clave le permite acceder a la aplicación, donde digita el mensaje o mensajes de texto a los usuarios, de una lista previamente elaborada por EL CLIENTE y contado con la autorización previa para enviar los mensajes de texto a los números celulares, los cuales pueden ser importados de los archivos de EL CLIENTE a la aplicación suministrada por SIGMAMOVIL. c) Una vez enviado el mensaje de texto por parte de EL CLIENTE, pasa a través de la red Internet a la red corporativa de SIGMAMOVIL, la cual está conectada  con la plataforma de mensajería de los operadores en Colombia, de donde se envía automáticamente al usuario el mensaje de texto en pantalla, quien podrá acceder al mensaje, siempre y cuando el usuario cumpla con las condiciones técnicas requeridas para su recepción, tales como contar con un equipo terminal digital, una programación adecuada del equipo móvil, inscripción mínima del nivel de servicio, no haber solicitado bloqueo de contenido, ubicación en área de cobertura digital, buen estado del aparato, batería cargada, entre otras.

SIGMAMOVIL actúa como un integrador entre EL CLIENTE y las redes de valor agregado de los Operadores Móviles de Colombia. SIGMAMOVIL hace la entrega de los mensajes de texto a los Operadores Móviles acorde con las reglas que cada uno de ellos define. Los operadores Móviles pueden ajustar el flujo de mensajes de texto dependiendo de condiciones tales como: niveles de tráfico en su red, disponibilidad horaria, número de mensajes dirigidos al destinatario, contenido del mensaje, solicitud de bloqueo de contenido, entre otros. Los Operadores Móviles brindan prioridad al sector empresarial a través de envíos de mensajes de texto por códigos corto pero no pueden garantizar que la totalidad de los envíos de mensajes de texto llegarán al o los usuarios ni que la transmisión sea ininterrumpida o exenta de errores; sin embargo, estas pérdidas son eventuales.

Además de lo previsto, SIGMAMOVIL se obliga a informar a EL CLIENTE con una antelación de cuarenta y ocho (48) horas la suspensión  del  servicio por actividades  de optimización  en la red de SIGMAMOVIL,  tales como modificaciones  de equipamiento, trabajos de ingeniería, mantenimiento o cualquier trabajo de reparación o actividades similares que afecten el servicio ofrecido. Dichas suspensiones no serán superiores a los dos (2) días calendario, permitiendo así a EL CLIENTE la continuidad en el servicio.

OBLIGACIONES DEL CLIENTE:

SMS Masivo: Además de lo previsto en otras disposiciones, EL CLIENTE se compromete a: a) Contar con una conexión a

Internet que le permita acceder a la aplicación de SMS Masivo de SIGMAMOVIL; b) Elaborar la base de datos de números celulares de los usuarios para recibir información vía SMS. c) Con anterioridad a la prestación del servicio, EL CLIENTE debe contar con las autorizaciones requeridas de los usuarios de sus mensajes de texto hacia dispositivos móviles. Las autorizaciones podrán ser requeridas por parte de SIGMAMOVIL, las cuales deberán ser puestas a su disposición dentro de un término de dos (2) días a partir del requerimiento. d) Hacer uso de los servicios conforme le haya sido autorizado el acceso a la red de SIGMAMOVIL. e) Restringir el tráfico de mensajes de texto hacia la plataforma técnica de SIGMAMOVIL desde aplicaciones de gestión de mensajes que tengan como objetivo interconectar usuarios de las redes de diferentes Operadores Móviles. f) No prestar servicios de la misma naturaleza. g) Responder por el contenido de cualquier mensaje de texto transmitido por EL CLIENTE o persona natural o jurídica a quien éste autorice o permita el acceso a los servicios; por consiguiente SIGMAMOVIL no se hará responsable de los perjuicios causados al usuario, o a los usuarios o a terceros, originados en los errores cometidos en dicha base de datos, o en el envío de los mensajes de texto; h) Gestionar la consecución y entrega de premios, servicios y contenido a los participantes de cada uno de los eventos, concursos o promociones en donde sea utilizada la plataforma de SIGMAMOVIL para promover dichos eventos, garantizando la transparencia en la información suministrada a los usuarios finales en relación con el costo de participación y los beneficios que éstos obtienen por participar.

En todo caso, según lo dispuesto en el numeral 103.2 del Artículo 103 de la Resolución CRC-3066 de 2011, modificado por el Artículo 27 de la Resolución 3501 del 5 de diciembre de 2011 de la Comisión de Regulación de Comunicaciones CRC, los

usuarios tienen derecho a solicitar a EL CLIENTE, en cualquier momento, la exclusión de las base de datos para el envío de mensajes cortos de texto (SMS), caso en el cual EL CLIENTE deberá proceder de forma inmediata.

De conformidad con el Parágrafo 1 del numeral 103.5 del Artículo 103 de la Resolución CRC-3066 de 2011, modificado por el Artículo 27 de la Resolución CRC-3501 de 2011, los mensajes SMS solo se pueden enviar en el horario comprendido entre las 8:00 a.m. y las 6:00 p.m. Éste horario aplica para envíos de SMS publicitarios y/o comerciales. Los mensajes por fuera del esquema publicitario y/o comercial, acorde a las necesidades de EL CLIENTE o a su razón social podrán exceder el horario estipulado efectuando una solicitud por escrito y de forma justificada, contando con la previa autorización de los usuarios.

Es responsabilidad de El CLIENTE el contenido de los mensajes enviados a través de nuestras plataformas así como la información creada y almacenada de sus USUARIOS en los campos variables. De acuerdo con la legislación vigente en materia de protección de datos, EL CLIENTE acepta que los datos personales aportados de sus USUARIOS en el momento de su registro sean alojados en el repositorio general que tiene SIGMAMOVIL para EL CLIENTE, con el fin de que éste los pueda usar desde su cuenta creada. Para los envíos de comunicaciones por parte de EL CLIENTE a la base de datos de sus usuario a través de SMS masivo, EL CLIENTE debe contar con la autorización previa de sus USUARIOS, con el consentimiento expreso e informado sobre el tipo de comunicación que va a recibir a través de dicho medio. No es responsabilidad de SIGMAMOVIL la obtención de dicha autorización de los usuarios de EL CLIENTE, pues no es el objetivo de la plataforma.

EL CLIENTE es responsable de no incluir DATOS SENSIBLES (definidos en el Artículo 5 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012) en las base de datos que SIGMAMOVIL procesará. En el evento en que el CLIENTE quiera gestionar información que contiene DATOS SENSIBLES, debe informar a SIGMAMOVIL y enviar las autorizaciones de los USUARIOS antes de cargar la información a las plataformas de SIGMAMOVIL.

En cualquier momento los USUARIOS de EL CLIENTE pueden cancelar dicha autorización de envío de comunicaciones a través de los mecanismos establecidos por EL CLIENTE el cual deberá proceder conforme a la Ley 1581 de 2012.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, SIGMAMOVIL, como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, tramitará las consultas y  los  reclamos  formulados  por  los  USUARIOS  de  EL  CLIENTE  en  los términos  señalados  en  el  TITULO  V  – PROCEDIMIENTOS, Artículo 14: Consultas y Art. 15: Reclamos. Para ello dispone en la página web  www.sigmamovil.com una cuenta de correo electrónico  protecciondedatos@sigmamovil.com. A través de ella, los USUARIOS de EL CLIENTE pueden ejercer el derecho a conocer, actualizar, rectificar los datos aportados por EL CLIENTE o solicitar la cancelación del envío  de comunicaciones  vía mensajes  de texto SMS o correo  electrónico por parte de EL CLIENTE.  En tal caso, SIGMAMOVIL realizará oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2013.

SIGMAMOVIL conservará y manejará la información almacenada en las bases de datos con las medidas técnicas, humanas y  administrativas  que sean  necesarias  para  otorgar  condiciones  óptimas  de  seguridad  a  los  registros,  evitando  su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La información almacenada en las bases de datos de SIGMAMOVIL podrá ser utilizada como insumo para realizar análisis estadístico o reportes de consumos solicitadas por EL CLIENTE.

SIGMAMOVIL garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación comercial con EL CLIENTE, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación  de datos cuando ello corresponda  al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

Esta política de tratamiento de la información se podrá actualizar o modificar en el momento que la norma lo exija; las versiones que se cambien serán conservadas en nuestro archivo para eventuales consultas de los USUARIOS. Los cambios que impliquen disminución o limitación de las facultades aquí previstas serán informados previamente al usuario y requerirán de su autorización para poder ser implementadas.

En toda situación en la cual se gestione cambios en la base de datos o en virtud de la ley surjan quejas, reclamos, sugerencias u otras similares, SIGMAMÓVIL deberá informar al CLIENTE inmediatamente de dicha actuación para que, en conjunto con el encargado del tratamiento revisen la queja, reclamo o sugerencia y le den el trámite respectivo ante las autoridades de control, y en el caso de cualquier modificación, incluida la supresión, conozca este hecho y pueda actualizar su base de datos de manera adecuada y oportuna.

SIGMAMOVIL no proveerá, con consentimiento, servicios de envío masivos de SMS no solicitado; ni tampoco prestará estos servicios como apoyo a actividades o productos ilegales, o para el envío de contenido sexualmente explícito.

Política de Uso: EL CLIENTE que haga uso de la plataforma de SMS MASIVO de SIGMAMOVIL debe ceñirse a las siguientes reglas. Si SIGMAMOVIL determina y queda demostrado que EL CLIENTE violó alguna de ellas, SIGMAMOVIL está en total libertad de dar por terminado el Acuerdo de prestación de servicios con EL CLIENTE, de cancelar o evitar el acceso a las cuentas del usuario, de remover la información completamente de su sistema, o de tomar cualquier acción que estime apropiada para controlar la situación, sin derecho a que EL CLIENTE pueda reclamar descuentos o devolución de dinero.

  1. EL CLIENTE no puede enviar mensajes de texto SMS masivos no solicitados por los USUARIOS (TITULAR – Persona natural cuyos datos personales sean objeto de TRATAMIENTO) como lo establece la Ley Estatutaria 1581 o permitir que se envíen a través de su cuenta de SMS Masivo.
  2. EL CLIENTE no podrá enviar a bases de datos de celulares que han sido adquiridas de un tercero, a menos que cada una de las personas en la lista hayan dado su permiso EXPLÍCITO para recibir sus comunicaciones y no de la persona de quien recibió la lista. Esto incluye, pero no se limita a, listas que han sido adquiridas, alquiladas, intercambiadas, o que no conozcan su origen.
  3. EL CLIENTE. no tiene permiso para enviar SMS a contactos que han manifestado su solicitud de ser excluidos de la base de datos y no desean recibir más SMS.
  1. Todos los SMS deben seguir los términos y condiciones de la CRC a través de la Resolución 3066 de 2011 por la cual se establece el Régimen Integral de Protección de los Derechos de los USUARIOS de los Servicios de Comunicaciones.
  2. EL CLIENTE no podrá incluir contenidos que estén en violación de derechos de autor de terceros, o que representen violaciones a derechos de terceros.
  3. EL CLIENTE, como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, según definición del literal e) del Artículo 3º de la Ley 1581 de 2012, es quien decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; en consecuencia, es de su completa responsabilidad contar con las autorizaciones de los USUARIOS para el uso de sus datos, y el mantenerlos informados

sobre el uso que se le da a estos datos. Dichas autorizaciones podrán ser requeridas por la Superintendencia de Industria y Comercio. También, en el caso de envíos de SMS los operadores de telefonía celular podrán solicitar las autorizaciones de los USUARIOS a quienes se han enviado mensajes de texto SMS. SIGMAMOVIL, como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Contenido no Aceptable: EL CLIENTE no podrá enviar correos electrónicos o mensajes de texto SMS a través de las plataformas de SIGMAMOVIL que puedan promover, promocionar, ofrecer o que incluyan enlaces hacia alguno tipo de producto, contenido o servicio tales como:

  • Servicios o productos ilegales
  • Contenido sexualmente explícito
  • Materiales que violen derechos de terceros, incluyendo marcas registradas y derechos de autor
  • Venta o transferencia de listas de correos
  • Programas maliciosos de cualquier tipo (virus, troyanos, bots, gusanos, etc)
  • Mercadeo multi-nivel

Definiciones: Clarificamos algunos términos utilizados en la Política de Uso de la Información:

  1. Masivo: Un mensaje de texto es masivo cuando es enviado como parte de un conjunto grande de mensajes, todos con contenido sustancialmente similar.
  2. Datos Sensibles: se define en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 Artículo 5°: “Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del USUARIO o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de

cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.”

DISPOSICIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS USUARIOS: El TRATAMIENTO de datos personales, debe ceñirse a las definiciones y principios establecidos en los Art. 3º y 4º de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

  • Deberes de EL CLIENTE como Responsable del Tratamiento: (Art. 17 Ley 1581 de 2012)
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el USUARIO.
  • Informar al USUARIO sobre la finalidad de la recolección.
  • Conservar la información bajo condiciones de seguridad
  • Garantizar que la información que se suministre al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar  la  información,  comunicando  de  forma  oportuna  al  ENCARGADO  DEL  TRATAMIENTO,  todas  las novedades que sean del caso.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta.
  •  Suministrar al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, según el caso, únicamente datos cuyo TRATAMIENTO esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. (Literal h)
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley. (Art. 14 y 15)
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los USUARIOS.
  • Deberes de SIGMA MOVIL como Encargado del Tratamiento: (Art. 18 Ley 1581 de 2012)
  • Conservar y manejar la información con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar condiciones óptimas de seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de2012.
  • Actualizar la información reportada por el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los USUARIOS en los términos señalados en la Ley 1581 de(Artículos 14 y 15)
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los USUARIOS.
  • Abstenerse  de circular información  que esté siendo  controvertida  por  el USUARIO  y cuyo bloqueo  haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los USUARIOS.
  •  Garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación comercial con EL CLIENTE, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
  • actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Tratamiento de Datos Sensibles: Con excepción de los casos aludidos en el Art. 6 de la Ley 1581 de 2012, está prohibido el tratamiento de datos sensibles. EL CLIENTE es responsable de no incluir DATOS SENSIBLES en las base de datos que SIGMAMOVIL procesará. En el evento en que el CLIENTE quiera gestionar información que contiene DATOS SENSIBLES, debe informar a SIGMAMOVIL y debe enviar las autorizaciones de los USUARIOS antes de cargar la información a las plataformas de SIGMAMOVIL.

Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes: En el TRATAMIENTO se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda prohibido el TRATAMIENTO de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, como se señala en el Art. 7º de la Ley 1581 de 2012.

Incumplimiento a las Políticas de Uso: Los CLIENTES que hagan uso de la plataforma de SMS MASIVO de SIGMAMOVIL deben regirse a las reglas de uso de nuestras plataformas estipuladas en el presente Acuerdo y publicadas en la página web de SIGMAMOVIL. Si SIGMAMOVIL comprueba que un CLIENTE no cumple con alguna de ellas, podrá dar por terminado el presente Acuerdo de prestación de servicio con EL CLIENTE, de cancelar o evitar el acceso a las cuentas de EL CLIENTE, de remover la información completamente de las plataformas de SIGMAMOVIL o de tomar cualquier acción legal que estime apropiada, sin que EL CLIENTE tenga derecho a descuentos o devolución de dinero.

Envíos a través de Web Services. Los tiempos de respuesta de web services pueden variar dependiendo de muchos factores, los más importantes la conexión de internet y la carga de trabajo de la plataforma. El tiempo máximo para la ejecución del web service es de sesenta (60) segundos.

Tiempos de envío de mensajes de texto y confirmación de entrega: Debido al proceso de encolamiento que siempre realiza la plataforma de mensajería de Sigma Móvil, los mensajes de texto pueden tomar hasta trescientos (300) segundos en ser entregados al SMS-C del operador de telefonía móvil, desde el momento en que se reciben del web service. Existen factores fuera del control de Sigma Móvil, que pueden afectar el tiempo de entrega del mensaje, o que el mensaje sea entregado al equipo terminal. Estos factores se consideran de fuerza mayor. Los tres (3) operadores de telefonía móvil de Colombia reciben los mensajes de texto en su SMS-C y los aceptan para entrega, pero no confirman si el teléfono es válido y si está en servicio, ni tampoco confirman que el mensaje es entregado al terminal. Cuando la plataforma de mensajería de Sigma Móvil confirma que ha enviado un mensaje (por ejemplo a través de web sevices), esto indica únicamente que el mensaje es válido, que el número de teléfono cumple con el plan de numeración, y que el operador ha recibido exitosamente el mensaje de texto para ser entregado a su destinatario final.

Soporte técnico: El Proveedor del Servicio dispone de un equipo de personas que apoyarán al cliente en la resolución de inquietudes de tipo técnico o comercial.

Clasificación de Casos

Los problemas/solicitudes se clasificarán así:

Problema Crítico: Aquellos que afectan el servicio de tal manera que el Cliente no puede utilizar el servicio hasta que se resuelva el problema, y que requiere intervención inmediata. Ejemplo: El usuario está bloqueado.

Problema Mayor: Problemas que afectan la estabilidad o confiabilidad del servicio, haciendo que este no pueda ser utilizado completamente  por  el  cliente.  Ejemplo:  Los mensajes  hacia  un  operador  están  siendo  encolados  por  problemas  de comunicación.

Problema Menor: Un problema que no afecta la operación del servicio, es decir, que puede seguir siendo utilizado, pero que

genera molestias menores al cliente. Por lo general se trata de posibles mejoras a la funcionalidad existente. Ejemplo: La importación de contactos no incluye el campo de fecha de nacimiento.

Tiempos de Respuesta y Resolución de Casos

Cada caso será estudiado y clasificado. La respuesta a la solicitud de soporte se dará en un plazo no superior a dos (2) horas. El tiempo para la resolución total del problema dependerá de la clasificación de este y de la complejidad de su resolución.

Para los problemas críticos y los problemas mayores, se buscará una solución que permita continuar con la operación parcial o total del servicio en un tiempo no superior a dos (2) horas, y la resolución definitiva en tres (3) días hábiles.

Los problemas menores se revisarán y se definirá el tiempo de resolución conveniente con la información del problema.

Contactos de Soporte

Nivel 1Nivel 2
Nombre
John CubillosPablo Arboleda
Emailjohn.cubillos@sigmamovil.compablo.arboleda@sigmamovil.com
Teléfono(2) 4836921 Ext. 101(2) 4836921 ext 101
Móvil(300) 685 5555(318) 8372817

Las partes se comprometen a respetarse mutuamente sus responsabilidades, evitando cualquier acto que pueda interpretarse como desleal.

APLICACIÓN MOVIL APP Control de Trabajo en Campo “Sigma Track”; el cual consta de dos partes la primera es una APP que se descarga en el dispositivo móvil (Aclarando el término que APP es una aplicación de software que se instala en dispositivos móviles o tablets)  y la segunda un acceso a la plataforma web Sigma Track que permite visualizar los reportes y parametrizar la herramienta.

La herramienta Sigma Track permite conocer la ubicación de los dispositivos móviles donde se encuentre instalada nuestra APP a través de un Sistema de Posicionamiento Global (GPS) que transmite la información de coordenadas geográficas de longitud y latitud, esta información puede ser consultada y visualizada en mapas digitales, por medio de un computador con conexión a internet, ingresando a la plataforma web de Sigma Móvil. Las obligaciones que adquiere Sigma Móvil para con El CLIENTE son de medio y no de resultado.

OBLIGACIONES DE SIGMAMOVIL: SIGMAMOVIL prestará el servicio de plataforma web llamada Control de Trabajo en Campo y permitirá el acceso a la APP Sigma Track con todas sus actualizaciones, bajo las siguientes condiciones: a) EL CLIENTE debe tener su propio servicio de acceso a Internet, proporcionar sus propios dispositivos móviles con tecnología Smartphone sistema operativo Android; b) SIGMAMOVIL proporcionará las condiciones técnicas que permitan a EL CLIENTE el acceso a la aplicación con todas las características especificadas en la propuesta comercial, asignándole una cuenta única, con nombre de usuario y clave de acceso. Cuando la clave secreta es empleada, EL CLIENTE asumirá todos los riesgos, costos y pérdidas incurridas o que tengan origen o que estén relacionadas con el uso de los servicios; en consecuencia, cualquier operación realizada por EL CLIENTE con la utilización de la mencionada clave, se dará por entendido que ha sido emanada de forma válida y legítima. c) SIGMAMOVIL se compromete a realizar la capacitación pertinente a la(s) persona(s) encargada(s) de manejar la plataforma por una primera vez y posteriormente realizar las asesorías necesarias para el correcto uso de la aplicación.

PARÁGRAFO: Además de lo previsto, SIGMAMOVIL se obliga a informar a EL CLIENTE con una antelación de cuarenta y ocho (48) horas, las suspensiones del servicio por actividades de optimización en la red de SIGMAMOVIL, tales como modificaciones de equipamiento, trabajos de ingeniería o cualquier trabajo de reparación o actividades similares y que afecten

el servicio ofrecido. Dichas suspensiones no serán superiores a los dos (2) días calendario, permitiendo así a EL CLIENTE la continuidad en el servicio.

OBLIGACIONES DEL CLIENTE: Además de lo previsto en otras disposiciones, EL CLIENTE se compromete a: a) Contar con una conexión a Internet  que le permita acceder a la plataforma de Control de trabajo en campo Sigma Track de SIGMAMOVIL; b) contar con sus propios dispositivos móviles con tecnología Smartphone sistema operativo Android para las personas que van a contar con la APP Sigma Track; c) Responder por el mal uso de la herramienta generada por EL CLIENTE o persona natural o jurídica a quien éste autorice o permita el acceso a los servicios; por consiguiente SIGMAMOVIL no se hará responsable de los perjuicios causados al usuario, o a los usuarios o a terceros, originados en los errores cometidos en la utilización de la herramienta Sigma Track; d) No prestar servicios de la misma naturaleza.

POLITICA DE PROTECCION DE DATOS FRENTE A LOS CLIENTES

Adicional al documento de Política de Protección de Datos, Sigma Móvil informa a sus usuarios clientes lo siguiente:

Sigma Móvil en desarrollo de su objeto social como proveedor de Plataformas de Email Marketing y SMS no administra ni opera bases de datos, no tiene potestad sobre estas, no puede suprimir, incrementar ni corregir datos. Por lo tanto no es responsable ante la Superintendencia de Industria y Comercio ni frente a cualquier organismo gubernamental o no sobre el manejo que nuestros usuarios clientes le den a sus bases de datos, el manejo individual del Habeas Data, la inscripción frente al RNDB, manejo de datos sensibles y Políticas de manejo de datos. Sigma Móvil utiliza servidores propios alojados en un Datacenter Internacional calificado Tier III, con altos niveles de seguridad y confiabilidad y su función únicamente es la de almacenamiento y no de administración de bases de datos. Por lo anterior cada usuario cliente es responsable de su base de datos”

Manual de Políticas y Procedimientos en materia de protección de datos personales de la empresa Sigma Móvil

SAS.

GENERALIDADES

La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información; por tanto, SIGMA MOVIL SAS  teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de

los datos de carácter personal que recoja y maneje SIGMA MOVIL SAS.  El derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, SIGMA MOVIL SAS acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados. En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de SIGMA MOVIL SAS de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, SIGMA MOVIL SAS ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que se tiene acceso a través de nuestro sitio web y medios físicos.

La presente se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.

OBJETIVO GENERAL

Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma (a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros) de quienes SIGMA MOVIL SAS ha

obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.

DEFINICIONES

  1. Autorización: consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
  2. Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.
  3. Base de datos: conjunto de datos personales.
  4. Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
  5. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  1. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  2. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  3. Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
  4. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
  5. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  6. Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
  7. Aviso de privacidad : documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

DERECHOS QUE TIENEN FRENTE A LA COMPAÑÍA TODOS LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual SIGMA MOVIL SAS sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:

  1. Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a SIGMA MOVIL SAS

respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.

  1. Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a SIGMA MOVIL SAS.
  2. Derecho a ser informado por SIGMA MOVIL SAS previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
  3. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía.
  4. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que SIGMA MOVIL SAS no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.
  5. Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con SIGMA MOVIL SAS.

CASOS EN LOS CUALES SIGMA MOVIL SAS NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA ELTRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

  1. Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
  3. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
  4. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y

científicos.

  1. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE SIGMA MOVIL SAS SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

1 A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a SIGMA MOVIL SAS

2 A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.

3 A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia

  1. A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a SIGMA MOVIL SAS

DEBERES QUE TIENE SIGMA MOVIL SAS RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS

SIGMA MOVIL SAS reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales

personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

  1. SIGMA MOVIL SAS deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento, podrá utilizar un email o correo electrónico, donde se consulta al propietario de los datos personales como medio para demostrar dicha autorización.
  1. SIGMA MOVIL SAS deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello, la compañía deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. El medio principal que utilizará SIGMA MOVIL es el Email o correo electrónico, a través de sus propias plataformas; otros de estos medios puede ser el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través de los sitios web de SIGMA MOVIL SAS entre otros.
  2. SIGMA MOVIL SAS debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
  3. En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
  4. SIGMA MOVIL SAS debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, dentro de los cuales se podrá tener la página web, la Línea Nacional de Servicio al Cliente y la oficina de Servicio al Cliente.
  5. SIGMA MOVIL SAS, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho

al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.

  1. SIGMA MOVIL SAS deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SIGMA MOVIL SAS en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes tanto actuales como potenciales, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

  1. Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
  2. Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
  3. Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.
  4. Fidelización con envío de información o contenido de valor que ayude a crecer intelectualmente en cuanto a Marketing y canales de comunicación digital a nuestros clientes y prospectos de clientes.

En relación con lo anterior, SIGMA MOVIL SAS podrá ejecutar las siguientes acciones:

  1. Obtener, almacenar, compilar,  intercambiar,  actualizar,  recolectar,  procesar,  reproducir  y/o disponer  de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
  2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos
  3. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
  4. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido

obtenga.

LA AUTORIZACIÓN

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados , SIGMA MOVIL SAS requiere de manera libre, previa ,expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, principalmente a través de un correo electrónico o email, de un registro electrónico o un documento físico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de

seguridad informática.

Según el artículo 10º del Decreto 1377 de 2013 numeral 4, si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualesquiera de los mecanismos de comunicación descritos en esta política, el Titular no ha contactado al Responsable o Encargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos del presente decreto, el responsable y encargado podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de Tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato

PROTECCION DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, SIGMA MOVIL SAS

asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice SIGMA MOVIL SAS deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y

tratamiento dado a su información.

A). PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE RECLAMOS O SOLICITUDES:

Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a SIGMA MOVIL SAS por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. La petición o reclamo se formulará mediante escrito o cualquier otro de los medios definidos en la presente política para tal fin, dirigido a SIGMA MOVIL SAS, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la

dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, la compañía solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.

  1. Una vez recibida la petición o reclamo completo, la compañía incluirá en el registro individual en un término no mayor a tres (3) días hábiles una leyenda que diga “reclamo en trámite” y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  2. El solicitante recibirá una respuesta por parte de SIGMA MOVIL SAS dentro de los quince (15) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud.
  3. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los siete (7) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  1. B. CONSULTAS:

La Política de manejo de la información personal por parte de SIGMA MOVIL SAS y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrán ser consultados a través de los siguientes medios:

Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información; podrá hacerlo a través del siguiente correo electrónico: protecciondedatos@sigmamovil.com o en las oficinas de SIGMA MOVIL SAS.

Si dentro de los diez (10) días hábiles señalados, no fuere posible para la compañía atender la consulta, el área correspondiente deberá informar al interesado, los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. C. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

SIGMA MOVIL SAS Tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:

Razón social: SIGMA MOVIL SAS NIT: 900.235.458-3

Domicilio principal: Calle 15N # 6N-34, Oficina 302  Edificio Alcazar, Cali – Valle

Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es el área de servicio el cliente y a través del correo electrónico

servicioalcliente@sigmamovil.com y protecciondedatos@sigmamovil.com

  1. D. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:

Eventualmente, SIGMA MOVIL SAS podrá tener la calidad de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, caso en el cual los datos de identificación son los siguientes:

Razón social: SIGMA MOVIL SAS NIT: 900.235.458-3

Domicilio principal: Calle 15N # 6N-34, Oficina 302  Edificio Alcazar, Cali – Valle

Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es el área de servicio el cliente y a través del correo electrónico servicioalcliente@sigmamovil.com y protecciondedatos@sigmamovil.com

POLITICAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA

Para SIGMA MOVIL SAS es fundamental y prioritario adoptar medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso,

acceso  no autorizado y/o fraudulento.  Asimismo, se permite informar que internamente  la compañía ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:

  1. Políticas en la Infraestructura tecnológica perimetral en la red de datos (Sistema de prevención de intrusos (IPS), Firewalls, correo seguro, control de acceso a la red NAC, antivirus).
  2. Políticas en la Infraestructura tecnológica y políticas de control de acceso a la información, aplicaciones y bases de datos
  3. (Plataforma MS directorio activo, módulos de seguridad).
  4. Políticas de implementación tecnológica que minimizan el riesgo de las plataformas críticas ante desastres (DRP Disaster Recovery Plan).
  5. Políticas de implementación tecnológica que protegen los computadores y servidores de la organización de malware.
  6. Políticas de implementación tecnológica que impide la utilización de dispositivos USB de almacenamientos no autorizados.
  7. Uso de diferentes ambientes en las plataformas críticas, para que desarrolladores y consultores puedan trabajar sin problema (DEV desarrollo, QA calidad y PDN Productivo).
  8. Políticas de implementación tecnológica que respalda la información contenida en las distintas plataformas.
  9. Política escrita sobre seguridad de la información y uso de las herramientas de información.
  10. Acuerdo de confidencialidad con proveedores y terceros.
  11. Cláusula de confidencialidad en los contratos laborales de empleados.
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